E-facturatie
in Polen

In Polen ondergaat e-facturatie een ingrijpende transformatie met de invoering van het nationale KSeF-systeem (Krajowy System e-Faktur), een gecentraliseerd platform dat wordt beheerd door de belastingadministratie. Vanaf 2026 wordt elektronische facturatie geleidelijk verplicht voor alle binnenlandse B2B-transacties, waarmee de overstap naar een “clearance”-model wordt ingezet, waarin elke factuur door het systeem moet worden gevalideerd voordat zij juridische waarde krijgt.

De invoering is in verschillende fasen opgebouwd: vanaf 1 februari 2026 voor grote ondernemingen, vanaf 1 april 2026 voor alle andere bedrijven, en vanaf januari 2027 voor micro-ondernemingen. Alle facturen moeten worden opgesteld in gestructureerd XML-formaat (FA(3)) en via KSeF worden verzonden, dat het enige geldige kanaal wordt voor B2B-transacties.

Ook in de publieke sector (B2G) is e-facturatie inmiddels volledig verplicht, terwijl ze in B2C facultatief blijft. Het systeem biedt aanzienlijke voordelen, zoals de automatisering van belastingcontroles, gecentraliseerde archivering en meer transparantie in transacties. Het vereist echter wel een belangrijke technologische aanpassing van bedrijven, vooral op het vlak van API-integratie en het beheer van nieuwe formaten.

Voor ondernemingen die in Polen actief zijn, is aanpassing aan het KSeF-model niet alleen een kwestie van compliance, maar een strategische stap richting meer digitale, efficiënte en geïntegreerde financiële processen.